上海市佛教协会公文处理制度

公文是我会对佛教界进行管理的主要依据,也是我会与上级主管部门及相关单位联系的主要渠道。

公文是我会对佛教界进行管理的主要依据,也是我会与上级主管部门及相关单位联系的主要渠道。因此,我会为加强与完善公文处理程序,特根据《国家行政机关公文处理办法》,结合我会实际,制定如下制度:以规范我会公文处理的操作。

一、公文处理,是指我会内部对公文运转处理的一系列工作环节,也即是撰制对外文件、内部文件和处理所收文件的一系列程序。

二、收文办理,是指我会处理上级机关与下属寺院、团体以及相关单位发往我会文件的办法。

1.收文要求履行签收、登记手续。收文簿之登记要求简单清晰、一目了然,以方便查寻。

2.对来文进行分类,并提出拟办意见,分送相关领导成员阅处。

3.领导阅处后,及时将文件归档,并按领导阅处意见,交各主管部门办理,或发文给有关单位。

三、拟稿,即依据领导的批示或指示与意见,起草文件。起草文件的基本要求为:

1.符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定,与佛教的教义教规不相冲突。

2.反映情况要求确实,观点要明确,条理要清晰,层次要分明,文字精炼,书写要规范,标点要准确,篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文要准确。时间应写明具体的年月日。

4.公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般要求用汉字书写。在同一公文中,数字的使用应前后一致。

5.引用公文应注明发文时间、部门、标题的文号。

6.用词要准确规范,在使用简称时,应先用全称,并加以说明,不写不规范的汉字。

四、核稿,即将起草的文件交主要领导人签发以前,对公文的内容、文字、格式三方面进行认真的审核和检查。我会有权核稿人为各部室主任、副主任及授权的机要秘书。核稿工作主要审核与检查如下几项内容:

1.是否确需行文。

2.内容是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法规。

3.提法是否与已发布的有关文件相衔接。

4.涉及的内容是否与佛教的教义教规相冲突。

5.提出的措施和办法是否符合实际、切实可行。

6.内容所涉及的部门是否经过协调、意见是否一致。

7.文字表述是否准确、简明扼要、合乎语法。

8.文件格式是否符合要求,文件的选择是否适当,发布范围标注是否合理。

五、签发,是指我会领导人对送审的起草文件审阅并同意后在文件上签署发放意见并签字的一个环节。作为文件生效的重要一环,特作如下规定:

1.以我会名义对外发文,必须由秘书长签发。

2.秘书长可授权各部室主任,对有关文件具有代理签发权。

3.代行签发的,应在签发姓名右侧注明“代”字。

4.文件在签发后方可打印、盖章。

六、公文种类,根据我会实际的工作情况,所发公文的种类有如下几种,起草文件时,必须根据文件的内容,所发对象,采用相关种类。

1.通知:转发上级主管部门或相关部门的公文,要求下属各寺院、团体办理和需要周知或者共同执行的事项,用“通知”。

2.通报:表彰先进、批评错误、传达重要情况的用“通报”。3.报告、请示:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;向上级部门请求批示、批准的,用“请示”。

4.批复:答复下属寺院团体的请示,用“批复”。

5.函:与相关部门、单位相互商洽工作,询问或答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。

6.会议纪要:传达会议议定的事项和主要精神,要求与会成员或寺院、团体共同遵守、执行的,用“会议纪要”。

七、打印、校对,我会正式发文均须打印正本,我会的文件以打印形成的正本对外发生效力。为此对打印、校对工作要求如下:

1.印制文件要遵守时限要求,保证质量,做到文面清晰、字体适当、用纸规范、美观大方。

2.校对文件要求严肃认真、耐心细致、一丝不苟,力求万无一失。

八、盖印,是文件生效的标志。我会对外所发文件一律加盖“市佛协”公章。会议通知、内部往来函可加盖“办公室”章。盖章要求上不压正文,下骑年月日。

九、归档与销毁,已经处理完毕并有保存价值的公文,我会档案部门须予以分门别类,装订成册,加以保存;对我会无保存价值或保存期满的文件档案须加以销毁。归档与销毁的工作必须认真谨慎,特要求如下:

1.我会各部室公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文手稿、定稿、正本和有关材料整理立卷。

2.公文立卷归档应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整,正确反映我会的主要工作情况,便于保管及查找与利用。

3.档案的保存年限应按照国家档案管理的有关法规确定。

4.没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可定期销毁。

5.档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律。

6.规定应当归档的材料,不得拒绝归档或者据为己有。

7.任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。

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